Datenschutzerklärung Zoom

Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO für die Teilnahme an Zoom-Meetings des Biographiezentrums

Stand: 07.11.2021

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom „Online-Meetings“ steht, ist das

Biographiezentrum / Förderverein für biographische Arbeit e.V.

vertreten durch Herrn Dr. Andreas Mäckler

Jahnstraße 41
86916 Kaufering

Tel.: +49 8191 33 19 725
E-Mail: info@biographiezentrum.de

Hinweise

Sie können Zoom entweder über die Zoom-App verwenden. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie die Basisfunktionen auch über den Browser nutzen.

Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Die Datenschutzerklärung von Zoom ist hier nachzulesen: https://explore.zoom.us/docs/de-de/privacy.html

2. Zwecke der Verarbeitung

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Zoom wird beim Biographiezentrum zum Zwecke der

  • Durchführung von Online-Meetings der Mitglieder des Biographiezentrums
  • Seminar-, Schulungs- und Beratungstätigkeiten der Mitglieder
  • Kommunikation der Mitglieder mit ihren Klienten und Interessenten

verwendet.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken erfolgt nicht. Eine Nutzung von Zoom zu privaten Zwecken im Rahmen der zur Verfügung gestellten Lizenz ist ausgeschlossen.

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom „Online-Meetings“ erfolgt aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:

  • 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

4. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Der Umfang der Datenverarbeitung hängt von der individuellen Einstellung des Nutzers bzw. der Nutzerin ab. Für die Erstellung eines Benutzerprofils werden folgende Daten benötigt:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse

Die Teilnahme an einem Zoom „Online-Meeting“ oder das Betreten eines „Meeting-Raums“ ist ohne Registrierung möglich. Auch in diesem Fall müssen Angaben zu einem Namen gemacht werden. Hierbei kann auch ein Pseudonym verwendet werden. Abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalten, können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden:

  • Angaben zum Benutzer:Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional),
  • Meeting-Metadaten:Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen (optional):MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
  • Bei Einwahl mit dem Telefon:Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Es sollten nur Daten verwendet werden, die für die jeweilige Nutzung erforderlich sind. Im Übrigen sollte den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit Rechnung getragen werden.

Weiter Informationen zu Datenschutz und Datenverarbeitung bei Zoom finden Sie unter https://explore.zoom.us/de/trust/privacy/.

5. Umfang der Verarbeitung

Das Biographiezentrum verwendet Zoom zur Durchführung von „Online-Meetings“ seiner Mitglieder zu den unter 2. „Zwecke der Verarbeitung“ genannten Zwecken.

Es erfolgen keine automatischen Aufzeichnungen. Soweit ein „Online-Meeting“ aufgezeichnet werden soll, wird dies den Teilnehmern transparent im Vorfeld mitgeteilt. Die Tatsache der Aufzeichnung wird zudem in der Zoom-App angezeigt. Eine Aufzeichnung ist nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der betroffenen Teilnehmer, im Rahmen des geltenden Rechts und zur Erfüllung der konkreten Zwecke zulässig. Es sind stets die Urheber und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen zu wahren.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden die Chatinhalte protokolliert. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer bzw. Benutzerin registriert sind, können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

6. Weitergabe und Empfänger von personenbezogenen Daten

Die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Zoom „Online-Meetings“ verarbeiteten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Etwas anderes gilt nur, sofern diese Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter Zoom sowie etwaige Subauftragnehmer erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.

7. Informationen für eine zulässige Nutzung von Zoom

Die Nutzung von Zoom ist erst ab einem Alter von 16 Jahren zulässig. Inhalte mit einem hohen Schutzbedarf oder solche, die streng vertraulich sind, sollten in der Regel nicht über Zoom ausgetauscht werden.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald kein Erfordernis für eine weitere Speicherung vorliegt, der Zweck der Datenverarbeitung erreicht ist und keine Aufbewahrungsfristen bestehen.

8. Rechte der Betroffenen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  1. Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  2. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  3. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  4. Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft das Biographiezentrum, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Zuständige Aufsichtsbehörde für das Biographiezentrum ist der

Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Postfach 221219
80502 München
Telefon: +49 89 212672-0
Telefax: +49 89 212672-5
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
www.datenschutz-bayern.de

9. Datenverarbeitung in einem Drittland

Der Sitz von Zoom Video Communications, Inc. befindet sich in den USA, eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Das Biographiezentrum hat mit Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Zoom wird die personenbezogenen Daten, die außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden:

  • in einem von der Europäischen Kommission festgelegten Gebiet, das ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleistet, verarbeiten; oder
  • geeignete Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der personenbezogenen Daten implementieren, einschließlich der Übermittlung gemäß dem geltenden Übertragungsmechanismus, einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. (dazu: https://zoom.us/privacy#_Toc44414846(Stand: 31.10.2021))

10. Zustimmungserklärung

Mit der Nutzung von Zoom und der Teilnahme an Zoom-Meetings stimmen Sie den Nutzungsrichtlinien von Zoom und der Datenschutzrichtlinie von Zoom zu.
Die Erstellung eines Benutzerkontos ist freiwillig. Ohne Ihre Zustimmung und ggf. eine Registrierung ist eine Nutzung von Zoom nicht möglich.